Práticas de facilitação I

Comecei recentemente uma série de postagens apresentando algumas das práticas de facilitação que uso e que considero importantes para qualquer tipo de encontro. Hoje vou falar sobre o “check-in” e a “definição de papéis”.

Chamando todas as vozes

A prática do check-in, que também gosto de chamar de chegança, é uma das mais simples e poderosas, acessível até para os grupos mais formais e pouco acostumados a processos participativos. Todo começo de reunião – e até mesmo em encontros menos formais – é possível fazer uma rodada em que cada participante responde à mesma pergunta ou fala brevemente sobre si. Embora alguns achem arriscado trazer perguntas que podem “desviar” o assunto do encontro logo de início, a chegança tem, a meu ver, duas importantes funções:

Convida as pessoas a estarem presentes e se conectarem consigo, com os outros e com o propósito do encontro;
Rompe o automatismo das reuniões e cria um ‘espaço protegido’ para que cada pessoa possa se expressar no seu tempo, sem ser interrompida.

As perguntas da chegança precisam ser ajustadas às necessidades do encontro e devem permitir a cada pessoa um olhar para dentro ao mesmo tempo que para o momento que está diante de todos. As perguntas abaixo são exemplos que costumo usar:

Como eu chego aqui hoje?

Quais são as minhas expectativas?

Como estou me sentindo agora?

Quais os objetivos dessa semana?

Onde estou precisando de ajuda?

Qual sua intenção aqui e agora?

O que ofereço para este encontro?

O que preciso para estar presente, aqui e agora?

Recebi alguns comentários na postagem que fiz recentemente no @gutoggutierrez que bem lembraram que é possível fazer uma rodada de boas notícias – cada pessoa conta algo bom que viu ou que está acontecendo consigo – e também uma rodada de apreciação, em que cada pessoa conta algo que aprecia / preza / respeita na pessoa ao lado. Existem variações em que se pode usar o corpo, como pedir para que cada um faça um gesto que representa como está chegando ou mesmo um alongamento, caso se queira acordar e preparar o corpo para o tempo sentado. A depender do espaço, do propósito e do tempo disponível para o encontro, é possível testar uma enorme gama de atividades e perguntas para a chegança.

Em comum a todas essas variações é importante destacar que, ao se unir um grupo de pessoas ao redor de questões comuns, se espera que elas possam contribuir explorando ideias, descobrindo possibilidades e avaliando escolhas. A chave aqui é o pensar junto: preparar o espaço e as pessoas para que possam se escutar e direcionar sua atenção para a busca coletiva, minimizando as oposições para focar na cooperação.

O papel do facilitador aqui é importante, especialmente em grupos nos quais as pessoas ainda se conhecem pouco; mas ao se tornar uma prática habitual, esse papel pode ir sendo distribuído entre os presentes e até desaparece, conforme a maturidade do grupo se desenvolva para que o espaço de chegança seja cuidado por todos.

A chegança permite a quebra de uma certa forma automática de nos encontrarmos – e aqui aponto especialmente para as reuniões no ambiente organizacional:

chegar para uma reunião sem se perguntar sobre a necessidade por trás daquele encontro;

não saber porque foi chamado ou o que a reunião pretende resolver (a pauta);

não conhecer o estado emocional de cada participante, deixando de considerar que existem diferenças no humor e na forma como cada pessoa prefere ser escutada;

não questionar a assimetria de falas e normalizar situações em que poucos falam, abafando as vozes das pessoas mais caladas ou com menos influência.

Alerta!

Ao romper o status quo, é possível que essa prática provoque desconforto naqueles mais acostumados a relações hierarquizadas, em que a dinâmica de poder coloca em xeque a possibilidade do diálogo e a contribuição equânime. Justamente aí reside, a meu ver, a importância da chegança, pois ela horizontaliza as pessoas diante de suas capacidades únicas e diferentes de contribuir para um objetivo comum – independente de sua função ou grau de influência / poder.

Ao mesmo tempo, relembrando o último artigo que postei aqui, é importante ter em mente que, embora uns mais outros menos, todos nós carregamos a necessidade de ser escutados com qualidade; ao permitir que as pessoas recebam atenção direta e não dividida (lembrar que uma pessoa fala de cada vez, sem ser interrompida), a chegança pode sinalizar às pessoas que elas podem falar sobre questões que em geral não falariam em grupo – e por mais tempo do que o grupo pode dispor. Como facilitador, especialmente quando iniciante, perdi a conta de quantas vezes as pessoas aproveitaram aquele espaço de escuta qualificada para contar seus problemas, trazer reclamações, apontar falhas nos processos e falar por muito tempo, quando eu não era capaz de cortá-las.

A sensibilidade para ajustar a pergunta, pensar no tempo disponível para aquele encontro e ponderar o quanto as pessoas estão, naquele momento, precisando falar e serem escutadas, ajuda o facilitador a propor uma boa chegança. Já facilitei uma reunião em que o check-in teve de 3h de duração, com um grupo de 7 pessoas; havia uma enorme necessidade de que cada pessoa fosse escutada pelas outras e todas saíram aliviadas e mais leves do encontro, ainda que os assuntos fossem pesados. Já fiz check-ins relâmpagos, com as pessoas dizendo cada uma uma palavra sobre como estava chegando. Já aconteceu também de, num grupo muito grande, eu pedir às pessoas que fizessem check-in em duplas ou trios. Aliás, essa estratégia de dividir em grupos menores é excelente e será retomada num artigo futuro, em breve.

E você, tem algum caso interessante de check-in? Ficou com alguma dúvida ou tem sugestão? Compartilha comigo, pretendo ir aos poucos conversando com os leitores 🙂

Em suma, realizar uma pausa para que todos se apresentem e contem como estão chegando no início do encontro, bem como distribuir as funções entre os participantes são práticas que o (a) facilitador (a) precisa conhecer e ir dominando, uma vez que, em se tratando de relações humanas, sempre há sutilezas e a constante necessidade de vigiar e manter viva a atenção.

Bom, escrevi bastante e espero ter contribuído para que você se aventure a colocar em prática essas dicas e sugestões. Gostou? Estranhou? Ficou na dúvida? Manda seu elogio / desaforo / questão para contato@gutogutierrez.com ou aqui mesmo no site, ficarei contente em te responder.

Até a próxima!